Od 1 stycznia 2014 roku przestało obowiązywać rozporządzenie Ministra Finansów z 28.03.2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług.
Zasady wystawiania faktur regulują nowo dodane art. 106a-106q ustawy o podatku od towarów i usług.

Nowe terminy wystawiania faktur od 01.01.2014 r.

W związku ze zmianami wprowadzonymi od początku roku zmienia się podstawowa zasada dotycząca terminów wystawienia faktur.
Zgodnie z nowym art. 106i ust. 1 ustawy o VAT, faktura będzie musiała zostać wystawiona nie później niż 15-go dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę.
Zmienia to całkowicie obecną zasadę która mówiła, że termin wystawiania faktur, wynikający z art. 19 ustawy o VAT w brzmieniu obowiązującym do 31.12.2013 r., wynosił do 7 dni od daty wykonania usługi lub dostawy towaru.
Nowe zasady dotyczące terminu wystawienia dokumentu odnoszą się również do faktur zaliczkowych dokumentujących otrzymanie zapłaty częściowej. W takim przypadku obowiązywał będzie również nowy termin wystawiania faktur zaliczkowych, czyli 15-ty dzień miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymano całość lub część zapłaty od nabywcy.

Ustawa przewiduje kilka wyjątków od podstawowego terminu wystawiania faktur:

• 30 dnia od dnia wykonania usług – w przypadku świadczenia usług budowlanych lub budowlano-montażowych;
• 60 dnia od dnia wydania towarów – w przypadku, dostawy książek drukowanych (z wyłączeniem map i ulotek) oraz gazet, czasopism i magazynów, drukowanych (PKWiU ex 58.13.1 i PKWiU ex 58.14.1);
• 90 dnia od dnia wykonania czynności – polegających na drukowaniu książek (z wyłączeniem map i ulotek) oraz gazet, czasopism i magazynów (PKWiU ex 58.13.1 i PKWiU ex 58.14.1), z wyjątkiem usług, do których stosuje się art. 28b, stanowiących import usług.
• 120 dnia od pierwszego wydania towarów – w przypadku dostawy książek drukowanych (z wyłączeniem map i ulotek) oraz gazet, czasopism i magazynów, drukowanych, gdy umowa przewiduje rozliczenie zwrotów wydawnictw.
• 7 dnia od określonego w umowie dnia zwrotu opakowania – w przypadku nie zwrócenia przez nabywcę opakowania zwrotnego objętego kaucją.
• 60 dnia wydania opakowania, jeżeli w umowie nie określono terminu zwrotu opakowania – w przypadku j.w.

Zmieniona ustawa, która obowiązuje od 1 stycznia 2014 r., nie uwzględnia przepisów mówiących o możliwości wystawiania faktur zbiorczych. Od nowego roku wystawiana faktura będzie mogła dokumentować sprzedaż dokonaną w ciągu całego miesiąca kalendarzowego na rzecz jednego kontrahenta, zatem co do zasady będzie również spełniała rolę obecnie obowiązującej faktury zbiorczej.

Przykład:
Zakładając, że podatnik, u którego obowiązek podatkowy będzie powstawał na zasadzie ogólnej, wydał towar w dniach 2, 8, 21, 31 stycznia 2014 r., to właśnie w tych dniach powstanie obowiązek podatkowy z tytułu ich wydania. Faktury dokumentujące dokonanie dostaw tych towarów podatnik będzie zobowiązany wystawić najpóźniej 17 lutego 2014 r. (15-ty przypada w sobotę).
Podatnik może zafakturować każde wydanie towaru osobno w innym dniu (ale nie później niż 17 lutego 2014 r.) lub też zafakturować wszystkie wymienione usługi łącznie nie później niż 17 lutego 2014 r.

Wcześniejsze wystawianie faktur

Przepis art. 106i ust. 7 ustawy o VAT określa termin, w którym najwcześniej może być wystawiona faktura, definiując go jako nie wcześniejszy niż 30 dni przed:

• dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi,
• otrzymaniem, przed dokonaniem dostawy lub wykonaniem usługi całości lub części zapłaty.

Wyjątki od tej zasady określono w ust. 8 cytowanego artykułu, dopuszczając wystawienie faktury przed 30 dniem (jeżeli faktura zawiera informację, jakiego okresu rozliczeniowego dotyczy) w przypadku:

• usługi, w związku ze świadczeniem, której ustalane są następujące po sobie okresy płatności lub rozliczeń, w tym usługi ciągłe z płatnościami rzadszymi niż rok,
• dostawy towarów, dla których ustalane są następujące po sobie okresy płatności lub rozliczeń,
• dostaw i usług, dla których nie należy dokumentować fakturą otrzymanych zaliczek, oprócz wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów, dla których fakturę można wystawić również wyłącznie nie wcześniej niż 30 dni przed jej wykonaniem.

Na szczególną uwagę zasługuje wystawienie faktury przed powstaniem obowiązku podatkowego, w sytuacji gdy kwoty wskazane na tej fakturze będą określone w walucie obcej. W takiej sytuacji sprzedawca dokona przeliczenia kwot z faktury na polskie złote według kursu średniego danej waluty obcej ogłoszonego przez Narodowy Bank Polski na ostatni dzień roboczy poprzedzający dzień wystawienia faktury.
Wcześniejsze wystawienie faktury pozwoli na przyjęcie jednego kursu waluty obcej dla usług zafakturowanych przed ich wykonaniem. Jednak u nabywcy faktura ta nie będzie stanowiła podstawy do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony na niej widniejący, w terminie otrzymania faktury, a dopiero z momentem powstania obowiązku podatkowego u sprzedawcy.

Faktury zaliczkowe od 01.01.2014 roku

W  świetle nowego art. 106i ust. 2 ustawy o VAT, od początku 2014 r., w przypadku otrzymania zaliczki lub całości należności podatnik jest zobowiązany wystawić fakturę nie później niż 15-go dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymano zapłatę. Do 31.12.2013 r. podatnik wciąż miał obowiązek wystawiać faktury zaliczkowe najpóźniej w terminie do 7 dni od dnia otrzymania tejże zaliczki. Faktury zaliczkowe nie mogą być jednakże wystawiane wcześniej niż na 30. dni przed otrzymaniem zaliczki czy całości zapłaty przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi.

Warto zapamiętać, że w poniższych przypadkach nie ma konieczności wystawiania faktur zaliczkowych:
1. wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,
2. dostawy energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego,
3. usługi telekomunikacyjnych i radiokomunikacyjnych,
4. usługi najmu, dzierżawy, leasingu lub usługi o podobnym charakterze,
5. usługi ochrony osób oraz usługi ochrony, dozoru i przechowywania mienia,
6. usługi stałej obsługi prawnej i biurowej,
7. tzw. usług związanych z nieczystościami, wymienionych w poz. 140-153, 174 i 175 załącznika nr 3 do ustawy, tj. usługi związane z:

• uzdatnianiem i dostarczaniem wody za pośrednictwem sieci wodociągowych,
• handlem wodą dostarczaną za pośrednictwem sieci wodociągowych,
• odprowadzaniem i oczyszczaniem ścieków,
• zbieraniem odpadów innych niż niebezpieczne nadających się do recyklingu,
• zbieraniem odpadów innych niż niebezpieczne nienadających się do recyklingu,
• infrastrukturą przeznaczoną do przemieszczania odpadów innych niż niebezpieczne,
• zbieraniem odpadów niebezpiecznych,
• infrastrukturą przeznaczoną do przemieszczania odpadów niebezpiecznych nadających się do recyklingu,
• obróbką odpadów innych niż niebezpieczne w celu ich ostatecznego usunięcia,
• usuwaniem odpadów innych niż niebezpieczne,
• przetwarzaniem pozostałych odpadów niebezpiecznych,
• unieszkodliwianiem odpadów promieniotwórczych i pozostałych odpadów niebezpiecznych, z wyłączeniem usług zagospodarowania odpadów promieniotwórczych (ponownego przetwarzania paliw i odpadów) (PKWiU ex 38.22.21.0),
• odkażaniem i czyszczeniem,
• pozostałe usługi związane z rekultywacją oraz specjalistyczne usługi w zakresie kontroli zanieczyszczeń,
• usługi zamiatania śmieci i usuwania śniegu,
• pozostałe usługi sanitarne.

Nowe zasady wystawiania faktur na żądanie

Od 01.01.2014 r. wprowadzone są również odrębne terminy wystawiania faktur na żądanie. Regulacje te dotyczą sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz sprzedaży zwolnionej od podatku od towarów i usług – w tym przypadku bez znaczenia jest, jaki jest status nabywcy towaru lub usługi. W myśl nowych przepisów:

• jeżeli nabywca zażąda wystawienia faktury najpóźniej z upływem miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano zaliczkę, generującą powstanie obowiązku podatkowego – wówczas fakturę należy wystawić nie później niż 15-go dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dostarczono towar/wykonano usługę/otrzymano zaliczkę,
• jeśli żądanie wystawienia faktury nastąpi po upływie miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano zaliczkę – podatnik będzie zobowiązany do wystawienia faktury w terminie 15 dni od dnia zgłoszenia żądania.

Sprzedawca nie będzie miał obowiązku wystawienia faktury, jeśli żądanie jej wystawienia zostanie zgłoszone po upływie 3 miesięcy licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano zaliczkę. Może to jednak zrobić w takim przypadku dobrowolnie - wówczas winien wystawić ją w terminie 15 dni od dnia zgłoszenia żądania.